KANBAN: De sleutel tot efficiënt voorraadbeheer in onze woonzorgcentra
In de woonzorgcentra van Motena werd recent het KANBAN-principe uitgerold als voorraadbeheersysteem. KANBAN is een visueel werkbeheersysteem dat teams helpt hun werk visueel te beheren, efficiëntie te maximaliseren en continu te verbeteren. Binnen onze woonzorgcentra gebruiken we Kanban onder andere voor het optimaal beheer van medisch materiaal.
Hoe werkt KANBAN praktisch bij ons?
Onze woonzorgcentra werken specifiek met het twee-bakken-systeem. Medisch materiaal (zoals compressen, pleisters, handschoenen, spuiten, schaartjes, tandpasta, alcohol, isobetadine, oorstokjes, pincetjes, shampoo…) wordt per woonzorgcentrum verdeeld vanuit een centraal magazijn (stock) naar picklocaties (voorraadlokaaltjes) per verdieping. Om ervoor te zorgen dat er niet te veel of te weinig voorraad aanwezig is, wordt die picklocatie ingedeeld met rekken met dubbele bakken waarin het medisch materiaal wordt gestockeerd. Per product voorzien we een visuele indicatie van het soort product, de bijhorende code en de minimum en maximum hoeveelheid.
Concreet: Ieder product wordt over 2 bakken met voorraad verdeeld: de operationele voorraad en de back-upvoorraad, beide afzonderlijk om minstens 1 week mee toe te komen. Pas wanneer de eerste bak – de operationele voorraad – leeg is, mag de voorraad uit tweede bak met back-upvoorraad doorschuiven naar de eerste bak. Op frequente basis worden de lege bakjes gescand en aangevuld met nieuwe back-upvoorraad afkomstig van het centraal magazijn. Om de cirkel rond te maken is ook het centraal magazijn ingericht volgens het KANBAN-principe (daar is er voorraad voor 2 keer 2 weken, of één maand). Als daar de back-upvoorraad leeg is, wordt er een herbestelling geplaatst.
De impact van KANBAN op onze voorraad
Die manier van werken maakt dat er nooit voorraadtekort is maar ook dat er nooit te veel is:
-
Hamsteren per afdeling hoeft dus niet. We optimaliseren nu immers onze voorraad (incl. het daarbij horend financieel plaatje).
-
We reduceren de kans dat producten met een houdbaarheidsdatum over tijd gaan en minimaliseren zo verspilling.
-
De productlijst is ingeperkt tot het strikte minimum voor elk WZC, wat ons meer armslag geeft bij aanbestedingen/groepsaankoop van producten.
-
De manier van werken stelt ons in staat om verbruik van medisch materiaal tussen afdelingen en tussen woonzorgcentra met elkaar te vergelijken en te optimaliseren.
De voordelen van KANBAN als voorraadbeheersysteem
De grootste troeven van het KANBAN systeem zijn:
-
Laagdrempelig: Dit systeem verandert niets aan je huidige processen. Het voegt een visuele laag toe die inefficiënties, vertragingen en denkfouten in het proces zichtbaar maakt. Daarnaast werken alle betrokkenen in het proces met dezelfde visualisatie, waardoor iedereen binnen hetzelfde kader opereert.
-
Efficiënt: Dit systeem zorgt voor een optimaal voorraadniveau. Het voorkomt zowel overstocking als out-of-stock situaties, wat bijdraagt aan een soepele werking van het woonzorgcentrum. Doordat het duidelijk is wanneer en wat er besteld moet worden, kunnen leveringen beter worden gepland en kan er efficiënter worden ingekocht. Dit leidt tot lagere voorraadkosten en minder verspilling.
De implementatie van het KANBAN systeem heeft zowel directe als indirecte voordelen voor zowel de bewoners als het personeel van onze woonzorgcentra.
-
Voor de bewoners: De beschikbaarheid van essentiële artikelen zoals medicijnen, medische benodigdheden en persoonlijke verzorgingsproducten is gegarandeerd. Dit zorgt voor een continuïteit in de zorg en verhoogt de tevredenheid van de bewoners.
-
Voor het personeel: Het werk wordt minder stressvol en meer gestructureerd. Teamleden hoeven zich geen zorgen te maken over het ontbreken van cruciale voorraden, wat hen in staat stelt zich te concentreren op het verlenen van zorg.
Het Kanbansysteem heeft een significante positieve impact gehad op het voorraadbeheer van onze woonzorgcentra. Door het gebruik van visuele hulpmiddelen en een gestructureerde aanpak, gebeurt het beheer van onze voorraden een pak efficiënter en effectiever. Dit initiatief onderstreept het belang van innovatie en continue verbetering in onze gezondheidszorg. Aan de hand van de juiste tools en aanpak kunnen zowel bewoners als personeel profiteren van een georganiseerde en goed bevoorraadde zorgomgeving.
